Eenvoudig uw inkoop- en verkoopfacturen inboeken. Maar wat heeft u aan die klus overgehouden?
Voor een uitgevoerde klus of project maakt u verkoopfacturen en boekt u de inkoopfacturen van de ingekochte materialen van het betreffende werk. Daarnaast houdt u een staatje bij van de gemaakte uren. Dan, na de oplevering van het werk, wilt u weten wat het resultaat is van het werk t.o.v. de vooraf afgesproken prijs met de klant.
Projectadministratie
Voor alle werk op basis van regie is dat niet zo moeilijk, immers alle gemaakte kosten, inkopen met eventueel een bepaalde opslag en gemaakte uren maal het uurtarief worden bij de klant in rekening gebracht middels een verkoopfactuur.
Iets anders gaat dat worden als u met de klant vooraf een prijs afspreekt waarvoor het gehele werk wordt uitgevoerd. Dan zult u alle kosten en opbrengsten nauwkeurig moeten registreren van het betreffende werk en een voor,- en nacalculatie moeten maken om te weten hoe het werk financieel gelopen is. Ofwel een vorm van een projectadministratie!
Projectgegevens
Bij de ingevoerde klantgegevens in SnelStart wilt u ook de projectgegevens vastleggen met gegevens zoals: projectomschrijving, werkadres, aanneemsom, start,- en leverdatum enz. Met een specifieke ontwikkelde aanvulling voor SnelStart: FlxProject is dit mogelijk. Lees meer hierover op: http://www.adlevo.nl/flxproject
FlxProject
De klantgegevens worden automatisch gesynchroniseerd met de klantgegevens in SnelStart door middel van de automatische koppeling met SnelStart (API). Op basis van de klantgegevens kunt u de projectgegevens vastleggen, zoals: omschrijving, projectnummer, start,- en opleverdatum enz.
Vervolgens is het mogelijk om de voor gecalculeerde bedragen en de te verwachten benodigde uren vast te leggen. Daarnaast alle werkelijke gemaakte uren en de kosten en opbrengsten.
Projectenoverzicht
Met het projectenoverzicht heeft u direct inzicht en overzicht van alle lopende projecten.
Voor- en nacalculatie
In het calculatiescherm “Gecalculeerd”, van FlxProject worden de calculatiegegevens ingegeven zoals de gecalculeerde uren en de benodigde materialen. In het schermdeel “Geboekt tot nu” komen de werkelijk gemaakte uren vanuit de urenregistratie en de inkoopbedragen van de inkopen/kosten. Zo heeft u een actueel totaalbeeld van de kosten en opbrengsten van het betreffende project.
Nog meer gemak
Vanuit het projectscherm in FlxProject is het ook mogelijk om op basis van de projectgegevens een kostenplaats aan te maken in SnelStart. (daarvoor wel nodig het pakket inZicht). Met het pakket inZicht van SnelStart kunt u werken met de kostenplaatsen. Met de koppeling met SnelStart (API), wordt er een kostenplaats aangemaakt met dezelfde omschrijving en nummer als in FlxProject van het betreffende project. De inkoopfacturen kunnen vervolgens in SnelStart eenvoudigweg op een kostenplaats geboekt worden, ofwel een project in FlxProject. (bedragen worden middels de koppeling met SnelStart opgehaald en getotaliseerd weergegeven).
Ook de verkoopfacturen vanuit SnelStart kunnen worden geboekt op een kostenplaats. Hierdoor heeft u een actueel totaalbeeld van de kosten en opbrengsten van het betreffende project in FlxProject middels een directe synchronisatie van de verschillende gegevens met uw SnelStart administratie.
Urenregistratie
Daarnaast is het belangrijk om de gemaakte uren per project en eventueel per medewerkerk, bij te houden en te registreren. Ook dit is mogelijk met FlxProject, ook deze worden dan vanuit de urenregistratie getotaliseerd weergegeven bij het project in het schermdeel: “Geboekt tot nu”. Hier hoop ik een volgende blog meer over te vermelden.